時間の使い方

【会議でも使える!】『PDRサイクル』を活用するためにすべき質問とは?

2018年7月27日

PDRサイクルを実行するために、行うべき質問を集めた記事です。

会議でもPDRサイクルを使えば、仕事がかなり効率化するので、オススメですよ!

PDRサイクルって何?という方はこちら

 

PDRサイクルを効果的に行うための質問事項

ステップ1:「P=準備」の質問事項

まずは準備段階です。次のような質問を投げかけてみてください。

 

・これから何をしようとしているのか?

・その行動の目的・理由はなんだろうか?

・どのようにしてその行動を行えばよいのだろうか?

・その行動は誰と一緒にすればよいだろうか?

・その行動を達成するために必要な人・もの・情報はなんだろうか?

これらの質問で、今から行うことを客観的に評価してください。

 

そうすることで、今から行うことがすべきことなのか、

どのようにすれば効果的に行動することができるのか、などを考えるための心の余裕ができます。

 

プレップを行う時間は2~3分で十分です。あまり時間をかけずに簡単に行ってください。

 

ステップ2:「D=行動」の質問事項

実行の段階です。質問は特にありません(笑)

準備段階で考えた通りに、行動しましょう。

 

ステップ3:「R=評価」の質問事項

最後の評価の段階です。次のような質問をしてください。

 

・いつどれくらいの時間で目標を達成できたか?

・準備通りに実行できたか?

・目標を終えた結果として、なにか変化があったか?

・何か分かったことはあるか?

・次に同じことをするとしたら、どのようにして行うだろうか?

これらの質問で自分が達成した内容を再確認してください。レビューは5分も行えば十分です。

 

PDRサイクルは会議にも使うことができる

PDRサイクルは、会議に使うこともできることがわかっています。

やり方は先ほど紹介した質問をアレンジすれば良いです。

 

・これから皆で何をしようとしているのか?

・この会議の目的はなんだろうか?

・どのようにして会議を行えばよいだろうか?

・会議の目的を達成するために必要な人・もの・情報はなんだろうか?

などの質問で前段階の準備を行い、

・準備通りに会議を進行できたか?

・会議を終えた結果として、なにか変化があったか?

・会議で何か分かったことはあるか?

・次に同じ会議をするとしたら、どのようにして行うだろうか?

などの質問で会議の評価を行えばいいのです。

 

だらだらと行われる会議ほど無駄なものはありませんし、PDRサイクルを使えば効果的に会議を行うことができるのです。

実際に、Amazonは会議の前にPDRサイクルを取り入れているようですよ!

 

PDRサイクルで会議を行うときの適切な人数とは?~二枚のピザ理論~

さて、最後に会議を行う際の適切な人数を紹介しておきます。

 

PDRサイクルの考案者であるリンダ・ヒル博士(1)は、

会議を行う時には人数を少人数にしておくように推奨しています。

 

しっかりと情報共有できる人数には限りがありますし、あまりに人数が多いと、

不合理な決断をしてしまう「集団思考」というものが働いてしまうことがあります。

 

AmazonのCEOであるジェフ・ベソスは

会議の人数は2枚のピザで全員がお腹いっぱいになるくらいの人数にしろ

と主張しており、この主張は「二枚のピザ理論」として有名になっています。

 

というわけで、会議の人数は5人以上10人以下くらいがベストでしょう。

また、多様性にとんだグループの方が生産性は高いことがわかっているので、

会議の時は男女混合の5人チームとかがよいと思いますよ!

 

PDRサイクルの質問事項のまとめ

・PDRサイクルの「P=準備」「R=評価」の段階で質問をする(質問事項はこちら

・PDRサイクルの質問事項は、会議で使えばさらに効果がアップする(詳しくはこちら

がまとめになります。

 

ではでは、しゅゆでした。

この記事が少しでも皆さんのお役に立てることを祈っています。

 

その他の「時間の使い方」の記事はこちら!

 

補足:PDRサイクルとは?

PDRサイクルとは、ハーバードビジネススクールのリンダ・ヒル(1)という人が考え出した方法で、

P=Prep(Preparation):準備

D=Do:行動

R=Review:評価

という流れで仮説検証を行う方法です。

 

PDCAサイクルよりも効率的に、かつ素早く行うことができるタイムマネジメント方法です。

詳しくは以下の記事を読んでくださいね。

PDCAはもう古い!PDRサイクルとは?効果的に活用する方法は?

 

補足:集団思考って何?

集団思考について、Wikipediaでは以下のように述べられています。

集団思考(しゅうだんしこう、英: groupthink)とは、

集団で合議を行う場合に不合理あるいは危険な意思決定が容認されること、

あるいはそれにつながる意思決定パターン。

 

人は集団で存在するとき、過度の協調性や同調性によって、

明らかに論理的に間違った思考でも容認してしまう傾向があります。

 

人が集団でいるとき、不合理な意思決定が起こることがある

とだけ覚えておいてくださいね!

 

参考文献

(1)Better Time Management Is Not the Answer

 

 

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