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時間の使い方

PDRサイクルを活用するための具体的質問事項

投稿日:2018年7月27日 更新日:

少し前に「PDCAはもう古いので、PDRサイクルを使おう!」って記事を書きましたが、今回はその補足記事です。

PDRサイクルを簡単に説明すると、ハーバード大学のリンダ・ヒル博士によって考案された新しいタイムマネジメント方法で、短いスパンで発生する問題に対処するためのテクニックです。プレップ・ドゥ・レビューの3つの段階を繰り返していく方法です。

従来のPDCAサイクルよりも効率的に、かつ素早く行うことができるタイムマネジメント方法です。

さて、今回の記事では、PDRを効果的に行うために問うべき質問事項を紹介していきます。

 

PDRを効果的に行うための質問事項

ステップ1 プレップ(準備)

まずは準備段階です。次のような質問を投げかけてみてください。

 

・これから何をしようとしているのか?

・その行動の目的・理由はなんだろうか?

・どのようにしてその行動を行えばよいのだろうか?

・その行動は誰と一緒にすればよいだろうか?

・その行動を達成するために必要な人・もの・情報はなんだろうか?

 

これらの質問で、今から行うことを客観的に評価してください。そうすることで、今から行うことがすべきことなのか、どのようにすれば効果的に行動することができるのか、などを考えるための心の余裕ができます。

プレップを行う時間は2~3分で十分です。あまり時間をかけずに簡単に行ってください。

 

ステップ2 ドゥ

実行の段階です。プレップで考えた通りに行動しましょう。

 

ステップ3 レビュー

最後に確認です。

 

・いつどれくらいの時間で目標を達成できたか?

・準備通りに実行できたか?

・目標を終えた結果として、なにか変化があったか?

・何か分かったことはあるか?

・次に同じことをするとしたら、どのようにして行うだろうか?

 

これらの質問で自分が達成した内容を再確認してください。レビューは5分も行えば十分です。

 

PDRは会議にも使うことができる

さて、このPDRですが、会議に使うこともできることがわかっています。

考案者のリンダ・ヒル博士によると、会議の前後に簡単な準備と評価を行った企業は、従業員の生産性が上がったそうです。

実際に、Amazonは会議の前にPDRを取り入れています。

 

だらだらと行われる会議ほど無駄なものはありませんし、PDRを使えば効果的に会議を行うことができるのです。

 

やり方は先ほど紹介した質問をアレンジすれば良いです。

 

・これから皆で何をしようとしているのか?

・この会議の目的はなんだろうか?

・どのようにして会議を行えばよいだろうか?

・会議の目的を達成するために必要な人・もの・情報はなんだろうか?

 

などの質問で前段階のプレップを行ってください。

 

会議を行う適切な人数とは?~二枚のピザ理論~

さて、最後に会議を行う際の適切な人数を紹介しておきます。

リンダ・ヒル博士は会議を行う時には、人数を少人数にしておくように推奨しています。

しっかりと情報共有できる人数には限りがありますし、あまりに人数が多いと不合理な決断をしてしまう「集団思考」というものが働いてしまうことがあります。

AmazonのCEOであるジェフ・ベソスは「会議の人数は2枚のピザで全員がお腹いっぱいになるくらいの人数にしろ」と主張しており、この主張は「二枚のピザ理論」として有名になっています。

会議の人数は5人以上10人以下くらいがベストでしょう。

多様性にとんだグループの方が生産性は高いことがわかっているので、会議の時は男女混合の5人チームとかがよいんじゃないでしょうか。

 

参考

週40時間の自由をつくる 超時間術

Better Time Management Is Not the Answer

 

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